Information zur Erhebung personenbezogener Daten nach der DSGVO für Mitarbeiter sowie Dritte im Hinweisgeberschutzsystem

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Tätigkeit zur Verfügung zu stellen.

Diese Information bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Boltenhagener Appartement & Immobilien Service GmbH (folgend BAIS GmbH) im Rahmen des

Hinweisgeberschutzsystems

zur Umsetzung des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen – (Hinweisgeberschutzgesetzes HinSchG).

Die Meldestelle betreibt das Hinweisgeberschutzsystem im Auftrag der BAIS GmbH, das hierüber den eigenen Mitarbeitern und ggf. auch Dritten (sog. Hinweisgeber) die - auch anonyme - Übermittlung von Hinweisen auf mögliche Rechtsverstöße oder ethisches Fehlverhalten durch Mitarbeiter der BAIS GmbH (Betroffene) mit dem Ziel der Prüfung solcher Hinweise und ggf. der Einleitung von Folgemaßnahmen zur Beseitigung von Mängeln oder Ahndung von Verstößen gegen die BAIS GmbH eröffnet.

Im Hinweisgeberschutzsystem werden somit personenbezogene Daten

• unserer Mitarbeiter als Betroffene,
• natürlicher Personen, die im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangten
• mögliche Zeugen zu Sachverhalten und
• unserer Mitarbeiter als Hinweisgeber

verarbeitet.

Im Rahmen einer Funktionsübertragung übernimmt eine Meldestelle (Mittler) die Hinweise von Hinweisgebern, anonymisiert diese und übermittelt die zur Prüfung möglicher Rechtsverstöße erforderlichen Informationen an die beim Auftraggeber verantwortlichen Stellen. Ein Mittler berät und unterstützt den Hinweisgeber im Verfahren. Nach Aufklärung der Sachverhalte durch die BAIS GmbH informiert dieses die Meldestelle über die ergriffenen Folgemaßnahmen. Der Mittler informiert dann - soweit dies möglich ist - den Hinweisgeber innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist von 12 Wochen über die ergriffenen Folgemaßnahmen. 

Die Information anderer Betroffener, insbesondere von benannten Verantwortlichen oder Zeugen einer möglichen Verletzung betriebsinterner oder rechtlicher Regelungen erfolgt durch das Unternehmen in eigener Verantwortung, sobald diese Information nicht die Aufklärung der zu prüfenden Sachverhalte erschwert oder verhindert und der Schutz der Identität des Hinweisgebers dem nicht entgegensteht.

I.         Kontaktdaten

Verantwortlicher:

Boltenhagener Appartement & Immobilien Service GmbH
vertreten durch Frau Kirsten Koch, Geschäftsführung
Ostseeallee 10
23946 Ostseebad Boltenhagen
Tel.: 038825 3778-52
Fax: 038825 3778-93
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
(im Weiteren: das Unternehmen oder Verantwortlicher)

Meldestelle:
ECOVIS Keller Rechtsanwälte PartG mbB
Interne Meldestelle 
persönlich/vertraulich
Am Campus 1-11
18182 Rostock-Bentwisch
Tel.: 0381 12 88 49-0
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Datenschutzbeauftragter:

Herr Leonhard Hankeln
Great Oak Datenschutz GmbH & Co. KG
Ruhrstraße 16
59955 Winterberg
Tel.:02985 99 99 69 0
Fax: 02985 99 99 69 3
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Web: https://great-oak-datenschutz.de

II.         Verarbeitungsrahmen

Wenn Sie Hinweisgeber sind:

Es werden die Daten des Hinweisgebers ausschließlich dann verarbeitet, wenn der Hinweisgeber persönlich der Meldestelle als Mittler eine schriftliche und informierte Einwilligung zur Datenübermittlung an die BAIS GmbH gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt hat.

Wenn Sie Betroffener sind, ohne selbst der Hinweisgeber zu sein:

In Abhängigkeit der vom Hinweisgeber und Dritten übermittelten Informationen werden folgenden Kategorien von Daten verarbeitet:

• Identifikationsdaten Kontaktdaten Anrede / Geschlecht Adressdaten
• Berufliche Tätigkeiten; Wohnadresse; gegenwärtige Arbeitsstelle
• Angaben zu möglichen Straftaten, Ordnungswidrigkeiten oder Handlungen unter Verstoß gegen unternehmensinterne ethische Regelungen
• Angaben zu möglichen Zeugen der angezeigten Sachverhalte

Diese Daten können einen Personenbezug aufweisen, insbesondere wenn es sich bei den Dritten um natürliche Personen handelt oder solche Personen als Organ, sonstiger Vertretungsberechtigter, Ansprechpartner, Rechtsvertreter oder in ähnlicher Funktion für Dritte tätig werden.

Personenbezogene Daten betroffener Mitarbeiter werden ggf. verifiziert und angereichert durch Informationen, die wir vom Hinweisgeber und Dritten erhalten.

Im Rahmen der Sachverhaltsprüfung werden daneben ggf. auch ergänzende Daten durch den jeweiligen Hinweisgeber oder von Dritten offengelegt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Daten von Kunden und Geschäftspartnern, Rechtsvertretern, Versicherungen, öffentlichen Stellen, Gutachtern, Gerichten oder Behörden übermittelt werden.

Aus öffentlichen Quellen erheben wir - soweit nicht vorhanden - Kontaktdaten und ergänzende Informationen.

Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten besteht nicht.

Möglicherweise kann der Sachverhalt dann nicht vollständig intern aufgeklärt werden. In einem solchen Fall prüfen wir die Übermittlung der Informationen zur weiteren Aufklärung an die jeweilig zuständigen Behörden.

Bei der Datenverarbeitung in unserem Unternehmen werden keine automatischen Überwachungs- oder Bewertungssysteme eingesetzt.

III.         Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen eines Hinweisgebersystems:

1. Die Datenverarbeitung von Hinweisgebern, Zeugen und Betroffenen kann auf Basis einer freiwillig, informiert und unmissverständlich für einen konkreten Zweck abgegebene Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erfolgen.
2. Die Datenverarbeitung der betroffenen Mitarbeitererfolgt  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOim Rahmen des Arbeitsvertrages zur Überwachung und Durchsetzung der arbeitsvertraglichen Pflichten.
3. Die Datenverarbeitung dient der Erfüllung unserer GESETZLICHEN Pflichten im Rahmen des Hinweisgebersystems auf der Basis von 6 Abs. 1 lit. c DSGVOi.V.m. Betriebsvereinbarung gem. § 87 (1) 1 BetrVG.
4. Die Datenverarbeitung möglicherweise benannter Dritterals Zeugen eines zu untersuchenden Sachverhaltes erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVOzur Klärung möglicher Verstöße.
5. Als berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kommen weiterhin in Betracht

• das Bestehen eines Rechtsverhältnisses (Arbeitsverhältnisses);
• die Betrugsprävention;
• Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT- Systemen;
• Maßnahmen zum Schutz des Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen;
• Durchsetzung unternehmensinterner Regelungen und Weisungen sowie Betriebsvereinbarungen gem.Betriebsverfassungsgesetz,
• sowie interne Verwaltungszwecke.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere, nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

IV.         Dauer der Datenspeicherung

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe bis zum Abschluss des Prüfverfahrens und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, insbesondere wenn nach Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DSGVO gesetzliche Verpflichtungen zur längerfristigen Speicherung der Daten bestehen oder einer der Betroffenen in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat.

Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, sobald der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist.

Soweit gesetzlich zulässig, werden Daten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist.

V.         Weitergabe und Auslandsbezug

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften ausschließlich dann an andere Empfänger und Dritte weitergeleitet, wenn dies unter Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers möglich ist oder durch diesen im Einzelfall eine Einwilligung vorliegt.

Mit der Errichtung und dem Betrieb des Hinweisgebersystems hat der Verantwortliche 

ECOVIS Keller Rechtsanwälte PartG mbB
Rechtsanwalt Axel Keller
Am Campus 1-11
18182 Rostock-Bentwisch
als Meldestelle und Mittler beauftragt. 

Die Meldestelle eröffnet verschiedene Meldemöglichkeiten auch für anonyme Hinweisgeber im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften und stellt insbesondere den Schutz der Hinweisgeber durch eine umfassende Anonymisierung der übermittelten Informationen sicher. Die Meldestelle kommuniziert mit dem Hinweisgeber, erteilt die Eingangsbestätigung und informiert diesen über die ergriffenen Folgemaßnahmen durch den Verantwortlichen.

Die Meldestelle übermittelt die für die Aufklärung eines Sachverhaltes erforderlichen Informationen an die zuständigen Stellen im Unternehmen und berät und unterstützt den Verantwortlichen bei der Aufklärung des Sachverhaltes.

Soweit sich ein strafrechtlich relevanter Sachverhalt ergibt, prüft und entscheidet BAIS GmbH über die Weiterleitung der Informationen an Strafverfolgungs- oder sonstige zuständige Behörden.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht und ist nicht beabsichtigt.

VI.         Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind

• Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).

Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung, dann haben Sie das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. Wir weisen daneben noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

Bitte beachten Sie, dass die Informationspflicht gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO gegenüber betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten wir im Rahmen der Klärung entsprechender Sachverhalte verarbeiten, erst erfüllt werden kann, wenn hierdurch die Aufklärung des Sachverhaltes nicht gefährdet ist und keine berechtigten Interessen Dritter, insbesondere der Hinweisgeber, überwiegen. 

Auch das Recht von betroffenen Personen auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist insoweit eingeschränkt, als dies die entgegenstehenden Rechte und Freiheiten des Hinweisgebers oder Dritter beeinträchtigen würde.

Bitte beachten Sie ferner, dass das Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1, S. 2 DSGVO nicht dazu führt, dass die Verarbeitung eingestellt wird, wenn diese der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

Gesonderte Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies trifft zu für: 

• Betrugsprävention;
• Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
• Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen
• Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstr. 74a
19055 Schwerin
Tel.:     +49 385 59494 0
Fax:     +49 385 59494 58
E-Mail:  Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Web:    www.datenschutz-mv.de ; www.informationsfreiheit-mv.de
https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/

Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den in Ziffer I genannten Kontaktdaten.